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如何主持会议

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1.宣布会议开始。会议时间到后,若全体与会人员都已到位(至少重要的与会人员已到位),你就可以宣布会议开始了。在开始阶段,你可以先简要介绍下自己及本次会议的目标。接着,告知与会者每个议题的探讨时间,及会议的结束时间,当然,在时间操作过程中你可以适当缩短或延长,但这样做可以更有效地让会议按照计划进行。如果与会人员相互之间不认识,你可以利用几分钟时间点个到,并介绍重要的与会者。   

有些公司会议的开场白和议程有固定的格式。

   

   
2.总结以往会议的重要内容。会议的开头是一个较为冗长的过程,但要集中与会人员的注意力,你可以从总结以往会议的重要结论开始。因为不一定所有人都了解会议内容,通过介绍相关会议结论及其它信息,让所有与会人员都了解他们来的目的,进而促成一个有效的会议。   

你也可以让会议记录员朗读以往会议的纪要,而不一定要亲力亲为。这样,反而会给人更加正式的感觉。

   

你还可以朗读一些与以往会议相关的报道或新闻等。

   

不过,如果你已经把以往会议的纪要连同议程一起发给了大家,那么不用朗读也可以.

   

   
3.邀请重要的与会人员分享最新的进展。让相关的与会人员汇报自上次会议后的任何进展,例如碰到的新问题、人员变化、工程进展、决策调整等。还有自上次会议后采取的措施,有何效果,这些都是与会人员希望听到的内容。   

   
4.继续探讨上次会议未完的事项。在开始新议题之前,先完成上次议题未完的事项。搁得越久的问题,与会人员越不愿意负责解决这些问题。因此,在会议上将悬而未决的问题交予指定人员负责。通常,未解决的事项在以往的纪要里都会用“未决定”或“有待进一步探讨”标注。   

根据不同的公司文化和规定,有些会有固定的决策程序。例如,有些要求过半数的与会人员同意才算通过,而有些则要求高层领导同意通过就可以了。

   

对于耗时长的工程,两次会议的间隔期可能没有多大的进展,没有必要花时间探讨此类话题。要探讨的应该是,需要马上采取行动的项目或工程。

   

   
5.接下来,探讨新问题。这些新问题应该是近期,或者说,上次会议之后,公司发展过程中出现的。探讨出切实可行并且具体的方案,要知道留下来越多“待解决”的难题,下次会议要讨论的问题也就越多。   

   
6.总结。探讨过上次遗留的问题和最近出现的新问题之后,你需要为此次会议做个总结。总结要稍微具体些,包括所有达成的共识和决定,还有在下次开会之前,与会人员需要做的工作。   

这一步非常关键,因为这将是你结束本次会议之前,最后一次向与会人员明确他们要做的工作。

   

   
7.简要说明下次会议的讨论内容。如果你已有具体的计划,可以说明下次会议的时间和地点。这样,可以让会议之间更有连贯性,并且让与会人员清楚他们有多少时间可以完成指定的任务。   

但这一步也不是必须的。不过,如果这次会议有很多悬而未决的议题,或者你想看看项目的落实和进展情况,说明下次会议的内容和时间是个不错的选择。

   
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